1: Лекция 4. Формы и отчеты в СУБД Access План: 1. Объект «Форма» и его типы: а) простые формы, «автоформы», элементы управления, макросы б) составные формы в) кнопочные формы 2. Объект «Отчет» и его типы: а) свободный отчет б) табличный отчет
2: Формы Форма – это объект, в основном предназначенный для удобного ввода данных и их отображения, созданный на основе таблиц и запросов. Автоформа – объект автоматически создаваемый мастером на основе выбранной таблицы или запроса
3: Варианты создания формы Создать автоформу и затем ее редактировать Выбрать конструктор запросов и указать на основе какой таблицы или запроса будет строиться форма
4: Создание автоформы
6: Режимы работы с формой 2. Конструктор – в этом режиме можно добавлять/удалять объекты, изменять их свойства
7: Структура формы Чтобы отобразить разделы «Заголовок формы» и Колонтитулы используется контекстное меню
8: Объекты Формы На форме могут быть размещены различные объекты, каждый из которых обладает определенными свойствами: Поле Надпись для поля Элементы управления (кнопки, переключатели, флажки, вкладки) Свободные объекты (линии, прямоугольники, внедренные объекты)
9: Объект «Поле» Объект «Поле»: либо отображает информацию из таблицы, либо отображает вычисляемые данные
10: Свойства объекта «Поле» Строка данные определяет что будет отображаться в поле в режиме просмотра формы
11: Объект надпись Объект «Надпись» обычно сопровождает поле из таблицы, имеет такое же имя и выделяется, если выделено поле
13: Составные формы Состоит из главной формы и подчиненной, которая отображает связанные записи
14: Элементы управления Предназначены для интерактивного взаимодействия с базой данных. Объект «Кнопка» - служит для выполнения определенной процедуры написанной на языке Visual Basic либо встроенного в СУБД Access макроса. Перед тем как создавать кнопку необходимо создать Макрос, который она будет выполнять при нажатии.
15: Макросы Существует ряд встроенных макросов, которые позволяют выполнить такие действия как: Открыть форму, отчет, таблицу, запрос Выдать сообщение пользователю Выполнить какую либо программу Сохранить объект Выйти из Access
16: Создание макроса
17: Назначение макроса кнопке После того как макрос создан надо определить какая кнопка будет его выполнять Щелкаем по кнопке правой кнопкой мыши и выбираем Свойства Переходим на закладку События и вписываем имя макроса
18: Назначение макроса кнопке
19: Составные формы Способ создания: в главную форму внедряется подчиненная - перетаскиванием
20: Кнопочные формы Кнопочная форма обеспечивает пользователю удобный интерфейс:
21: Кнопочные формы Как создать/изменить кнопочную форму?
22: Окно изменения структуры кнопочной формы Создать – новую страницу (подменю) Изменить – добавить новый пункт меню
23: Новая кнопочная форма не содержит элементов
24: Добавление пункта в кнопочную форму Возможные команды: Открытие форм/отчетов/переход к другой кнопочной форме Выход из приложения Выполнение макроса или программы
25: Кнопочная форма
26: Важно знать: Все элементы кнопочной формы хранятся в таблице Switchboard Items. Чтобы при открытии БД стартовала кнопочная форма (или другая форма) следует зайти в Сервис/Параметры запуска
27: Рекомендации по работе в СУБД в Access В меню Сервис выберите команду Служебные программы и подкоманду Сжать и восстановить базу данных. – Позволяет восстановить БД и уменьшить объем файла. В меню Сервис выберите команду Служебные программы и подкоманду Преобразовать базу данных – позволяет преобразовать БД в различные версии Access (97/200/2002/2003)
28: Объект «Отчет» Отчет – это объект, предназначенный для создания документа, который в последствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты создаются на основе таблиц и запросов В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, В отчетах можно группировать и сортировать данные в любом порядке, получать итоговые значения и другие статистические величины.
29: Типы отчетов: Ленточные отчеты – данные распечатываются в виде строк и столбцов с группированиями и итогами. Их разновидности включают отчеты с итоговым и групповым суммированием. Отчеты в свободной форме (почтовые наклейки) - данные распечатываются в виде формы, при этом отображается данные одной записи. Возможно включение итогов и вычисляемых полей.
30: Структура отчета В заголовке отчета или группы, примечаниях отчета или группы размещают вычисляемые итоговые поля
31: Табличный отчет с группировкой
32: Редактирование отчетов с помощью Конструктора
33: Свободный отчет
34: Редактирование отчетов с помощью Конструктора
35: Как создавать отчеты? Табличный – с помощью Мастера Свободный - с помощью Конструктора
